Langkah-Langkah Dalam Pengawasan

J.Mockler membagi pengawasan menjadi empat tahap yaitu sebagai berikut:

1. Menetapkan standar dan metode untuk mengukur kinerja. Penetapan standar dan metode untuk pengukuran kinerja bisa mencakup standar dan ukuran segala hal, mulai dari target penjualan, produksi sampai pada catatan kehadiran dan keamanan pekerja. Untuk menjamin efektivitas langkah ini, standar tersebut harus dispesifikasikan dalam bentuk yang berarti dan diterima oleh para individu yang bersangkutan.

2. Mengukur kinerja. Langkah mengukur kinerja merupakan proses yang berlanjut dan repetitive, dengan frekuensi actual bergantung pada jenis aktivitas yang sedang diukur.

3. Membandingkan kinerja sesuai dengan standar. Membandingkan kinerja adalah membandingkan hasil yang telah diukur dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Apabila kinerja sesuai dengan standar yang ditetapkan, maka manajer berasumsi bahwa semua berjalan lancar. Mereka tidak perlu aktif mengintervensi dalam organisasi.

4. Mengambil langkah pembenahan. Langkah ini diambil jika kinerja dinilai tidak   mencapai standar. Tindakan pembenahan dapat berupa perubahan pada sebuah atau beberapa kegiatan dalam operasi organisasi atau terhadap standar yang telah ditetapkan sebelumnya

Proses Pengawasan

Menurut Handoko (1998), proses pengawasan biasanya terdiri dari paling sedikit lima tahap (langkah). Tahap-tahapnya adalah sebagai berikut:

1.    Penetapan standar pelaksanaan

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Adapun bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, marjin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.

Ada tiga bentuk standar yang umum:

1. Standar-standar phisik; meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
2. Standar-standar moneter; yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu; meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

2.    Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh sebab itu, langkah kedua dalam proses pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan:

• Berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur? Setiap jam, harian, mingguan atau bulanan?
• Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan? Laporan tertulis, inspeksi visual, atau melalui telepon?
• Siapa (who) yang terlibat? Manajer, staf departemen?

Pengukuran yang dilakukan sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada karyawan.

3.    Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu 1) pengamatan (observasi), 2) laporan-laporan, baik lisan dan tertulis, 3) metode-metode otomatis dan 4) inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel.

4.    Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.

5.    Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk, seperti:

• Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
• Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekwensinya, atau kurang, atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.)
• Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

Daftar Pustaka

Handoko, T. Hani. 1998. Manajemen, Edisi Kedua. Yogyakarta: BPFE.